Bảng dự trù chi phí tổ chức đám cưới theo từng hạng mục

Bảng dự trù chi phí tổ chức đám cưới nên bắt đầu từ những hạng mục thực sự có trong kế hoạch của hai gia đình, sau đó mới điền báo giá tại thời điểm chuẩn bị. Không có một mức chi phí chung cho mọi đám cưới vì tổng ngân sách còn phụ thuộc vào số lượng khách, địa điểm, số nghi lễ và phạm vi dịch vụ mà cặp đôi lựa chọn.

Các nhóm chi phí cần đưa vào bảng dự trù

Nhóm chi phí Các khoản cần dự trù Thông tin cần chốt
Dạm ngõ và ăn hỏi Lễ vật dạm ngõ, tráp ăn hỏi, lễ đen, lì xì đội bê tráp, tiệc đón khách Số nghi lễ, số lượng tráp, lễ vật, số mâm tiệc và phương án tự chuẩn bị hoặc thuê dịch vụ
Trang phục ăn hỏi Áo dài cô dâu chú rể, trang phục đội bê tráp Số lượng người, thuê hay may đo, số lần sử dụng
Địa điểm và tiệc Rạp cưới, bàn ghế, thực đơn, địa điểm nhà hàng hoặc khách sạn Hình thức tổ chức, số khách hoặc số mâm, phạm vi địa điểm cung cấp
Trang trí và chương trình Trang trí tư gia, bàn thờ gia tiên, khu vực đón khách, sân khấu, âm thanh, ánh sáng, MC, ban nhạc Số khu vực cần trang trí, phạm vi thi công và các hạng mục đã có sẵn tại địa điểm
Quay phim và chụp ảnh Chụp pre-wedding, chụp ảnh và quay phim trong ngày cưới Số buổi chụp, địa điểm, quy mô ekip và chi phí đi lại nếu có
Trang phục và làm đẹp ngày cưới Váy cưới, vest chú rể, trang phục phụ huynh, trang điểm và làm tóc Thuê, mua hay may đo, số trang phục và số lần trang điểm
Hậu cần và vật phẩm Thiệp cưới, nhẫn cưới, trang sức hồi môn, xe hoa, phòng tân hôn Số lượng, chất liệu, quy cách và những hạng mục gia đình đã chuẩn bị
Tuần trăng mật Di chuyển, lưu trú và các khoản chi trong chuyến đi Điểm đến, thời gian và phạm vi chi phí được tính vào ngân sách cưới
Quỹ dự phòng Những thay đổi hoặc hạng mục bổ sung ngoài kế hoạch ban đầu Giữ thành một dòng riêng, không gộp vào báo giá của nhà cung cấp

Cách xác định chi phí cho từng nhóm

Dạm ngõ và ăn hỏi

Trước khi xin báo giá, hai gia đình cần thống nhất sẽ tổ chức những nghi lễ nào, số lượng tráp, lễ vật, đội bê tráp và hình thức đón khách. Những thông tin này quyết định phạm vi cần ghi vào bảng, đồng thời tránh đưa vào các khoản không áp dụng cho kế hoạch thực tế.

Địa điểm, tiệc và trang trí

Với đám cưới tại tư gia, bảng dự trù có thể gồm rạp, bàn ghế, sân khấu, âm thanh, trang trí và cỗ tiệc. Nếu tổ chức tại nhà hàng hoặc khách sạn, cặp đôi cần tách rõ chi phí địa điểm, tiệc, trang trí và chương trình để dễ đối chiếu các báo giá.

Quay chụp, trang phục và làm đẹp

Chi phí hình ảnh nên được chia thành chụp pre-wedding và quay chụp trong ngày cưới. Trang phục cũng cần tách theo người mặc, số lượng và hình thức thuê, mua hoặc may đo. Cách ghi này giúp cặp đôi nhận ra ngay hạng mục nào thay đổi khi bổ sung một buổi chụp, một bộ trang phục hoặc một lần trang điểm.

Hậu cần và quỹ dự phòng

Thiệp cưới, nhẫn cưới, xe hoa, trang sức hồi môn và phòng tân hôn nên được ghi thành từng dòng riêng. Quỹ dự phòng cũng cần tách khỏi các khoản đã có báo giá để cặp đôi biết rõ đâu là chi phí đã xác định và đâu là phần dành cho thay đổi ngoài kế hoạch.

Cách theo dõi bảng dự trù trong quá trình chuẩn bị

  1. Loại bỏ hạng mục không áp dụng: Không phải đám cưới nào cũng có đầy đủ mọi nghi lễ và dịch vụ trong bảng.
  2. Xin báo giá theo cùng một phạm vi: Khi so sánh các nhà cung cấp, cần thống nhất số lượng, thời gian và phần việc cần thực hiện.
  3. Ghi riêng dự toán và giá đã chốt: Có thể thêm các cột “Dự toán ban đầu”, “Giá chốt”, “Đã thanh toán”, “Còn lại” và “Ghi chú”.
  4. Cập nhật sau mỗi thay đổi: Khi tăng khách, đổi địa điểm hoặc bổ sung dịch vụ, điều chỉnh ngay dòng liên quan thay vì đợi đến gần ngày cưới.

Tổng ngân sách cần chuẩn bị = tổng giá đã chốt của các hạng mục + quỹ dự phòng.

Nếu sử dụng dịch vụ lập kế hoạch cưới, hãy ghi chi phí thuê Wedding Planner thành một hạng mục riêng để không gộp nhầm với trang trí, địa điểm hoặc điều phối.

Trao đổi về bảng dự trù cùng Maven

Nếu cần Maven hỗ trợ rà lại danh sách hạng mục và xây dựng dự toán theo kế hoạch cụ thể của gia đình, bạn có thể nhắn trực tiếp cho fanpage Maven Wedding Planner trên Facebook.