Home  »  Ask Maven   »   3 phụ phí City Wedding tại khách sạn, hội trường dễ bỏ sót

3 phụ phí City Wedding tại khách sạn, hội trường dễ bỏ sót

Giá bàn tiệc chưa chắc đã phản ánh toàn bộ chi phí sử dụng venue cho một city wedding. Trước khi ký hợp đồng, cô dâu chú rể nên kiểm tra ba nhóm phụ phí: đồ uống mang từ bên ngoài, thời gian giữ sảnh để setup và chi phí phát sinh khi chương trình thay đổi.

Các khoản này không được áp dụng giống nhau ở mọi khách sạn hoặc trung tâm tiệc cưới. Cách an toàn nhất là yêu cầu venue ghi rõ đơn giá, điều kiện áp dụng, thuế và phí phục vụ trong báo giá cuối cùng.

1. Phí khi mang rượu hoặc đồ uống từ bên ngoài

Nhiều cặp đôi muốn tự chuẩn bị rượu để chọn đúng nhãn yêu thích hoặc chủ động ngân sách. Venue có thể đồng ý, thu phí mang hoặc khui rượu, giới hạn một số loại đồ uống, hoặc không cho phép mang đồ uống bên ngoài.

Phí này thường được gọi là corkage fee. Cách tính có thể dựa trên số chai, số bàn hoặc một gói thỏa thuận riêng. Vì chính sách khác nhau, cô dâu chú rể nên hỏi cụ thể:

  • Venue có cho phép mang rượu, bia hoặc nước ngọt từ bên ngoài hay không?
  • Phí được tính theo chai, theo bàn hay theo toàn bộ tiệc?
  • Phí đã bao gồm ly, đá, bảo quản lạnh và nhân sự phục vụ chưa?
  • Chai chưa mở có được mang về không?
  • Mức giá trong báo giá đã bao gồm VAT và phí phục vụ chưa?

Không nên mặc định rằng mọi khoản mang rượu đều chịu cùng một cách tính VAT và phí phục vụ. Hãy yêu cầu venue xác nhận tổng số tiền thực trả theo phương án đồ uống mà hai bạn lựa chọn.

2. Phí giữ sảnh khi cần setup sớm

Một tiệc tối có thể cần bắt đầu trang trí từ buổi trưa, đặc biệt khi sân khấu, hệ thống ánh sáng hoặc các khu vực trải nghiệm cần nhiều thời gian lắp đặt. Nếu venue phải bàn giao ballroom sớm hơn khung giờ có trong gói, địa điểm có thể báo thêm phí thuê hoặc phí giữ sảnh.

Trong quá trình làm việc, khoản này đôi khi được gọi là phí “lock sảnh”. Tuy nhiên, không phải venue nào cũng dùng thuật ngữ đó hoặc có cùng cách tính. Những mốc thời gian cần hỏi gồm:

  • Ballroom được bàn giao cho đội trang trí từ mấy giờ?
  • Thời gian vận chuyển thiết bị vào sảnh có nằm trong giờ setup không?
  • Gói hiện tại đã bao gồm bao nhiêu giờ chuẩn bị?
  • Nếu cần vào sớm hơn, venue tính theo giờ, theo buổi hay theo một ca tiệc?
  • Việc tháo dỡ phải hoàn thành trước mấy giờ và có phí quá giờ hay không?

Những thông tin này nên được chốt trước khi ký với đơn vị trang trí. Nếu timeline thi công của vendor và giờ bàn giao sảnh không khớp nhau, cặp đôi có thể phải điều chỉnh thiết kế hoặc phát sinh thêm chi phí ở một trong hai bên.

3. Chi phí hậu cần khi chương trình thay đổi

Trong thời gian chuẩn bị, cặp đôi có thể muốn bổ sung một nghi thức, thêm tiết mục biểu diễn, kéo dài after party hoặc tổ chức hoạt động riêng cho khách mời. Mỗi thay đổi có thể liên quan đến nhân sự, thiết bị, đạo cụ, quà tặng và thời gian sử dụng không gian.

Ví dụ, một nghi thức mới có thể cần thêm thời gian tập, lời dẫn cho MC, đạo cụ và tín hiệu âm thanh. Một hoạt động đón khách có thể cần bàn ghế, nguồn điện, người hướng dẫn và khu vực xếp hàng. Nếu timeline kéo dài, một số vendor cũng có thể tính thêm giờ làm việc.

Trước khi duyệt một thay đổi, hãy yêu cầu planner hoặc các nhà cung cấp trả lời ba câu hỏi:

  • Hạng mục nào phải bổ sung?
  • Chi phí nào đã có trong hợp đồng và chi phí nào chưa có?
  • Thay đổi này ảnh hưởng ra sao đến timeline, nhân sự và không gian?

6 câu hỏi có thể gửi thẳng cho venue

  1. Venue có cho mang đồ uống từ bên ngoài không và phí được tính như thế nào?
  2. Báo giá hiện tại đã bao gồm VAT, phí phục vụ và các khoản phụ thu bắt buộc chưa?
  3. Ballroom được bàn giao cho đội setup từ mấy giờ?
  4. Nếu cần vào sớm hoặc tháo dỡ muộn, mức phí được tính ra sao?
  5. Nếu bổ sung nghi thức, tiết mục hoặc after party, venue có phát sinh phí nhân sự, thiết bị hoặc thời gian sử dụng sảnh không?
  6. Thời hạn cuối để thay đổi kế hoạch là ngày nào và ai có quyền xác nhận khoản phát sinh?

Cách đưa các khoản này vào bảng ngân sách

Thay vì ghi một dòng chung là “chi phí venue”, cô dâu chú rể có thể tách bảng dự toán thành ba nhóm:

  • Đã xác nhận: những khoản có đơn giá và số lượng rõ ràng trong hợp đồng.
  • Tùy chọn: những hạng mục chỉ phát sinh nếu cặp đôi chọn thêm.
  • Đang chờ xác nhận: những khoản venue hoặc vendor chưa đưa ra con số cuối cùng.

Cách chia này giúp hai bạn biết phần nào của ngân sách đã chắc chắn và phần nào vẫn có thể thay đổi. Quỹ dự phòng vẫn cần thiết, nhưng không thể thay thế việc đọc kỹ báo giá và hợp đồng.

Để mở rộng bảng dự toán, bạn có thể xem thêm các chi phí đám cưới dễ bị bỏ sót và quy trình phân bổ ngân sách đám cưới.

Maven Wedding Planner có thể hỗ trợ cặp đôi đối chiếu báo giá, timeline và điều kiện vận hành giữa venue với các nhà cung cấp trước khi chốt kế hoạch.